Office-Vorlagen & Automatisierung
Klarere Abläufe, weniger Klicks, mehr Zeit für Inhalte
Viele Abläufe in Word, Excel und PowerPoint wiederholen sich ständig: Texte einfügen, formatieren, Seiten duplizieren, Varianten und Lösungen erstellen, Dateien exportieren.
Genau an dieser Stelle setze ich an. Ich entwickle Vorlagen und kleine Automatisierungen, die dir diese Routinearbeit abnehmen – besonders rund um Lernmaterialien und einfache Büroprozesse.
Mein Ziel ist immer dasselbe:
Du sollst weniger klicken, weniger nachdenken müssen, WIE etwas zu tun ist – und mehr Zeit haben für das WAS: Inhalte, Ideen, Menschen.
Was ich unter Office-Automatisierung verstehe
Ich arbeite mit Word-, Excel- und PowerPoint-Vorlagen, die so vorbereitet sind, dass sie sich immer wieder verwenden lassen.
Darauf aufbauend erstelle ich VBA-Makros (kleine Programme innerhalb von Office), die zum Beispiel:
- Inhalte aus einer Excel-Liste automatisch in Word- oder PowerPoint-Vorlagen einfügen,
- Layout, Überschriften und Abstände einheitlich setzen,
- Lösungen, Varianten oder zusätzliche Seiten automatisch ableiten,
- mehrere Dokumente auf einmal als PDF oder Bilddateien exportieren,
- Präsentationen mit hinterlegtem Text in Videos umwandeln.
Du erhältst am Ende keine komplizierte Technik, sondern einen oder mehrere Buttons bzw. Makros, die klar benannt sind und genau das tun, was wir vorher gemeinsam besprochen haben.
Typische Einsatzbereiche
Besonders sinnvoll ist diese Art der Automatisierung in Bereichen, in denen sich bestimmte Muster immer wiederholen, zum Beispiel:
- Serien von Arbeitsblättern oder Karten zu ähnlichen Themen,
- Heftreihen, bei denen Aufbau und Layout gleich bleiben, nur Inhalte wechseln,
- Präsentationen, die immer wieder ähnlich aufgebaut sind (z. B. Kapitel, Kurse, Schulungen),
- Lösungsdokumente, die aus bestehenden Materialien abgeleitet werden sollen,
- die Umwandlung von PowerPoint-Präsentationen in Videos mit festgelegter Reihenfolge und vorbereiteten Sprechertexten.
Dabei können Inhalte sowohl aus Textdateien als auch aus Excel-Listen stammen – je nachdem, womit du im Alltag lieber arbeitest.
Wie ein Automatisierungsprojekt mit mir abläuft
Damit eine Automatisierung wirklich hilft und nicht zusätzlich verwirrt, gehe ich in klaren Schritten vor:
- Analyse & Zielbild
Wir schauen gemeinsam an, welche Abläufe heute manuell laufen: Wo wird viel kopiert, eingefügt, formatiert, exportiert? Daraus entsteht ein klares Bild, was das Makro am Ende leisten soll. - Vorlagenaufbau
Ich erstelle oder überarbeite die benötigten Master-Vorlagen in Word, Excel und/oder PowerPoint. Dabei definiere ich Platzhalter, Layout-Raster, Textbereiche und optional Notizfelder für Voiceover. - Makro-Entwicklung
Auf Basis dieser Vorlagen programmiere ich VBA-Makros, die die gewünschten Schritte automatisch ausführen: Inhalte übernehmen, formatieren, Seiten generieren, Export auslösen. - Test & Feinschliff
Wir testen das System mit echten Beispieldaten. An dieser Stelle werden Abläufe geglättet, Beschriftungen optimiert und ggf. zusätzliche Komfortfunktionen ergänzt. - Übergabe & Anleitung
Du erhältst die fertigen Vorlagen, Makros und eine verständlich geschriebene Kurz-Anleitung – auf Wunsch ergänzt um ein kleines Bildschirmvideo, in dem ich die wichtigsten Schritte einmal durchgehe.
Für wen diese Lösungen besonders geeignet sind
Automatisierte Office-Vorlagen lohnen sich vor allem dann, wenn regelmäßig ähnliche Inhalte produziert oder gepflegt werden:
- Lernbegleiter, Freilerner-Familien und Bildungsträger,
- kleine Unternehmen, Coaches und Dienstleister, die regelmäßig Unterlagen, Schulungen oder Präsentationen erstellen,
- Autorenteams oder Materialersteller, die mit Serien denken (Themenreihen, Kursstaffeln).
Je mehr sich Abläufe wiederholen, desto größer ist der Nutzen einer Automatisierung.
Was du von der Zusammenarbeit erwarten kannst
Du erhältst keine anonyme „Blackbox“, sondern durchdachte, gut nutzbare Werkzeuge.
Ich lege großen Wert darauf, dass du verstehst, was automatisiert wird und wie du die Vorlagen im Alltag verwenden kannst.
In der Zusammenarbeit kannst du erwarten:
- klare Absprachen,
- verständliche Erklärungen ohne Fachjargon,
- verlässliche Umsetzung,
- und Lösungen, die dir Arbeit wirklich abnehmen.
Wenn du Abläufe hast, bei denen du das Gefühl hast: „Das mache ich ständig wieder gleich…“, lohnt es sich, über eine Automatisierung zu sprechen.
